請求書の書き方・送り方10のコツ!絶対に抑えるべきポイント総まとめ

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By: Adrian Farcas

起業家はサラリーマンとは違い、さまざまな書類を自分で用意しなくてはなりません。「請求書」もそのひとつであり、請求書は商品やサービスの成約があると、その都度作成をする必要がある書類です。

請求書はお客様に渡す書類となるので、内容によっては思わぬトラブルを引き起こしかねません。会社の信用を落とさないためにも、請求書の作成方法は必ず身につけておきたいところでしょう。

そこで今回は、請求書の書き方や送り方について、詳しくご紹介していきます。

■請求書とは?

請求書とは、会社が商品やサービスを売り上げた際に、その代金を請求するための書類を指します。請求書には、顧客や取引先の支払い忘れを防ぐ役割があり、請求書は商品やサービスの売掛金を回収する権利があることを示す証拠にもなります。

そのため、基本的に請求書は必ず発行するようにしましょう。一般的な請求書には、主に以下の項目が記載されています。

 

・商品やサービスの内容

・商品やサービスの単価

・売上個数

・商品やサービスの購入にかかる消費税

・請求金額の総額

・振込先や支払い期限

・請求日

 

具体的な項目は会社によって異なりますが、顧客や取引先がひと目で請求金額と支払い方法が分かるように、シンプルにまとめることが大切になります。

 

■請求書とほかの書類との違い

一般的な会社では、請求書のほかに見積書や発注書なども作成しています。これらの書類も、商品やサービスの代金に関する書類となるので、中には「いまいち違いが分からない…」と感じている方もいることでしょう。

そこで以下では、請求書と各書類の違いを分かりやすく解説していくので、これを機会にしっかりと違いを把握しておきましょう。

 

〇見積書

一般的に見積書は、商品やサービスの利用前に発行する書類となります。主に契約の参考資料として扱われるので、見積書は請求書のように、請求時の証拠としての力は持ちません

見積書において注意するべきポイントは、見積書作成時と実際の契約時で、代金や消費税率が変わる可能性がある点です。例えば、見積書を作成してから税率が変更されると、見積書と請求書の金額には違いが生じてしまいます。

したがって、見積書を作成する際には、「有効期限」を記載するケースが一般的です。有効期限を添えて契約前に作成する参考資料が見積書、契約後に債権管理をするための書類が請求書と覚えておきましょう。

〇発注書

一般的に発注書は、見積書を提出した後のタイミングで発行されます。主に、注文内容や合計金額、納期などを確認するための書類であり、発注書を作成しただけでは契約は締結されません

見積書の内容に修正を加えた発注書を作成し、顧客や取引先がその内容に承諾すると、契約書を発行する段階へと移ります。

〇契約書

契約書とは、契約に関する法的効力を持った書類のことを指します。一般的な契約書には、商品やサービスの売買に関する契約内容が記載されており、買い手と売り手の双方が契約内容に合意をすることで、売買契約などが締結します。

いずれか一方が契約内容に違反すると、違反した者は「契約不履行」として扱われることになり、違反された側は法的手段を取る可能性があります。そうなると、金銭による賠償責任が課される恐れもあるので、契約書の内容は必ず守らなくてはなりません。

〇納品書

納品書とは、商品やサービスを納品するのと同じタイミングで、顧客や取引先に送付する書類です。納品物の内容を示す書類であり、受け取った側は納品物と納品書を比べることで、契約内容と合致しているかどうかを判断できます。契約に直接関与する書類ではありませんが、納品のトラブルを防止する役割が納付書にはあるので、基本的には作成することが望ましいでしょう。

なお、納付書を送付する際には、返信用の受領書(商品やサービスを受け取ったことを示す書類)を同封すると親切です。受領書は納品された側が記載する書類であり、受領書を受け取ることで問題なく納品が完了したことを確認できます。

 

■請求書を書く際に押さえておきたい5つのコツ

では、実際に請求書を作成する際には、どのようなポイントに気を付ければ良いのでしょうか?以下では、請求書作成時の5つのコツをご紹介していきます。

 

【その1】必ず必要になる項目を把握しておく

会社の請求書には、必ず必要になる項目がいくつかあります。以下でご紹介する項目については、必ずレイアウトに含めるようにしましょう。

 

〇請求者の名前

請求書には会社名はもちろん、請求書を作成した人の名前を記載する必要があります。会社によっては、確認をする上司の印鑑を押すスペースも用意しておきましょう。

請求者の名前を記載しておけば、顧客や取引先が請求書の内容に疑問を感じた際に、誰に問い合わせをするべきか明確に分かります。

〇請求日

請求書を作成した日、または取引が行われた日付も必要になる項目です。年月日を記載しておくことで、後から確認してもいつ行われた取引なのか、ひと目で判断できるようになります。

なお、年の記載については西暦・和暦のどちらでも問題ありません

〇請求内容

請求金額の内訳は、必ず細かく記載するようにしましょう。総額だけを記載しても、具体的にどのような取引が行われたのか分かりません。

そのため、請求内容の項目に関しては、以下の情報を記載することが大切です。

 

・商品やサービスの内容

・商品やサービスの単価

・各商品や各サービスの数量

・各商品や各サービスの合計金額

・全ての商品とサービスを含めた合計金額

 

上記4つの項目に加えて、小計と消費税額を記載しておくとより親切です。ただし、社会保険医療などサービスの内容によっては、消費税が課されないこともあります。自動計算によって消費税が計算されるシステムにすると、どのような商品・サービスにも消費税が加算されてしまうので注意しておきましょう。

なお、弁護士や税理士への支払いなど、一部の取引内容については源泉徴収が必要になる可能性があります。

〇請求書を送付する顧客・取引先の事業者名

請求書の送付先に関する情報も、請求書には記載しておくべきです。多くの会社は、特定の時期に多くの請求書を送付することになるので、送付先の事業者名を記載しておくことで、送付ミスのリスクを抑えるようにしましょう。

送付先が記載されていれば、仮に送付ミスが生じても受取人が「これは送付ミスだろう」と判断できます。

 

【その2】分かりやすいタイトルをつける

会社によっては、請求書のデザインが見積書や発注書と似てしまうことがあります。そのような場合でも、各書類に分かりやすいタイトルを記載しておけば、ひと目でどの書類なのかを判断することが可能です。

タイトルは必要不可欠ではありませんが、ほかの書類との混同を避けるために、できれば目立つ位置に大きく記載しておきましょう。タイトルには請求書という文字だけでなく、「品目A請求書」のように、取引内容を簡潔に表す文字を含めておくと分かりやすいです。

 

【その3】請求書に番号をつけて管理しておく

請求書を送付した後に、顧客や取引先から問い合わせがくるケースは珍しくありません。そのようなケースに備えて、各請求書には請求者番号を記載しておき、すぐに内容を確認できるように管理しておきましょう。

請求書番号は取引ごとにつける方式でも構いませんが、請求書1枚に対して1つの番号を振っておくと、膨大な量に及ぶ取引内容でも問題の部分をスムーズに見つけられます。

 

【その4】支払い方法に関する情報を明記しておく

顧客や取引先の支払い方法に関しても、明記しておくことが望ましいでしょう。具体的には、支払い期限と振込先の口座を記載しておくことで、支払い方法がスムーズに伝わります。

支払い期限に関しては、月日だけでなく年も記載することが大切です。支払いに関するトラブルは珍しくないので、分かりやすく支払い期限を記載しておきましょう。

また、振込先の口座に関しては、以下の情報を記載しておくと親切です。

 

・銀行名

・支店名

・銀行コード

・支店コード

 

【その5】振込手数料を負担する者を記載しておく

意外と見落としがちなのが、振込手数料に関する内容です。この部分を曖昧にしていると、後のトラブルにつながりかねないので、備考欄などに振込手数料を負担する者について記載しておきましょう。

 

例:

・請求側が負担する場合

「お振込み手数料は弊社が負担いたします。」

・支払い側が負担する場合

「お振込み手数料は御社ご負担にてお願いいたします。」

 

上記のように手数料の扱いを明確にしておくことで、顧客や取引先とのトラブルを防止できます。

 

■請求書を送る際に押さえておきたい5つのコツ

請求書は作成方法だけでなく、送り方にもいくつかコツがあります。顧客や取引先に失礼とならないよう、以下でご紹介する5つのコツを守って、マナー違反をきちんと防ぎましょう。

 

【その1】送付する方法を間違えない

請求書の送付方法は会社によって異なります。基本的には、会社にとって都合の良い方法を選ぶことになりますが、方法ごとに送付時の注意点が異なるので、以下でしっかりと確認しておきましょう。

 

〇郵送による送付

請求書を送る際には、メール便を使ってはいけません。メール便による郵送は違法行為となってしまうので、普通郵便などを利用するようにしましょう。なお、宅配便による請求書の送付も、違法行為となるので注意が必要です。

また、封筒には「請求書在中」と記載し、添え状も中に入れておくと親切です。

〇FAXによる送付

顧客や取引先の承諾が取れていれば、請求書はFAXで送付しても構いません。ただし、FAXによる送付は紛失リスクが高いので、基本的には急ぎの場合にFAXを利用し、後ほど郵送で請求書を送付すると親切です。

なお、FAXで請求書を送付した場合は、送付した旨を伝えるために、電話やメールなどで連絡を入れておきましょう。

〇メールによる送付

請求書をメールで送付する場合は、基本的に「PDFファイル」を選択します。また、メールで送付する際には、TOだけでなくCCもチェックし、宛先に漏れがないか確認しておくことが大切です。会社によっては、複数の宛先に送信することを求められるので、直接尋ねることで事前にチェックしておきましょう。

 

【その2】必要があれば、補足する書類を同封する

取引内容によっては、請求書だけでは全ての情報を記載できない場合もあるでしょう。そのようなケースでは、請求書に加えて「請求明細書」を用意することが大切です。

請求明細書とは、請求書の内容を補足するための書類であり、商品やサービスのさらに細かい内訳などを記載します。書ききれない情報はこの請求明細書に記載し、請求書を送付する際に請求明細書も同封しましょう。

 

【その3】顧客や取引先にとって、都合が良い時期に送付する

一般的な会社には「締め日」というものがあり、締め日にはその月の収支をまとめて計算します。この締め日より請求書の送付が遅れると、顧客や取引先に負担をかけてしまう恐れがあるので、請求書は送付する時期にも注意しましょう。

顧客や取引先に送付時期について、事前に確認を取っておくと安心です。

 

【その4】書類のサイズや封筒のカラーに注意

請求書は顧客や取引先にとっても、重要な書類となります。そのため、多くの会社では請求書をファイリングしますが、ほかの書類とサイズが異なるとまとめにくいので、基本的には「A4サイズ」を選ぶようにしましょう。

また、封筒のカラーを朱色など目立つものにしておくと、ほかの書類と紛れにくいので親切です。特に白の封筒は紛失リスクが高まるので、可能であればほかのカラーを選ぶようにしましょう。

 

【その5】請求書に印鑑を押す

印鑑は必ず必要になるものではありませんが、中には捺印を重視する顧客や取引先も見られます。捺印には、正式な書類であることを示す意味合いがあるためです。

そのため、プリンタなどで印刷した後には、可能であれば社印請求者の印鑑、請求書をチェックする上司などの印鑑を押すようにしましょう。

 

■まとめ

請求書は取引内容や支払い方法を示すための書類ですが、そんな請求書1枚でも丁寧に作成をすれば、顧客や取引先に良いイメージを与えることができます。ビジネスマナーは経営者にとって必須となるので、今回ご紹介した請求書に関するマナーをはじめ、基本的なマナーはしっかりと身につけておきましょう。

また、経営者にとってビジネスマナー以上に重要になるものとして、「資金の調達方法」が挙げられます。顧客や取引先に良いイメージを与えても、設備資金や運用資金が不足してしまうと、スムーズに経営を続けることができません

資金面での問題を抱えている方は、売掛金を売却することで短期間で資金調達ができる、「ファクタリング」の活用を検討してみましょう。

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